Københavns Kommunes logo

Ofte stillede spørgsmål

Et fastholdelsesfleksjob skabes i samarbejde mellem medarbejder og leder. På siden er der samlet spørgsmål og svar, man som leder måske har tænkt over. Siden kan også være relevant for medarbejdere.

Godt at vide om fastholdelsesfleksjob

Fakta om sagsbehandlingstiden

Hvor længe er sagsbehandlingen i BIF

Sagsbehandlingstiden er forskellig fra forløb til forløb og afhænger bl.a. af, om der er tale om akut opstået sygdom eller der er forsøgt fastholdelse i ordinær ansættelse. Læs mere under 'Sådan gør du - processen', der trin for trin beskriver, hvad du og din medarbejder skal gøre, for at ansøge om et fastholdelsesfleksjob.

Sagsbehandlingstiden i Koncernservice

Hvis du indberetter ansættelsen til Koncernservice senest den 1. i den måned, hvor vikaren starter, bliver den behandlet til førstkommende lønudbetaling. 

Sagsbehandlingstiden vil desuden være afhængig af korrekt indberetning. Det vil sige, at bevillingen er udfyldt og godkendt af Erhvervshuset og at dokumentationskrav ved ansættelsen er overholdt. Er indberetningen ikke fyldestgørende vil sagsbehandlingstiden blive forlænget, indtil det manglende dokumentation er indhentet.

Hvad er fordelene ved fastholdelsesfleksjob

Du har mulighed for at beholde en medarbejder, selv om vedkommende har fået nedsat arbejdsevne. På den vis får du mulighed for at beholde den viden og erfaring i din afdeling, som medarbejderen bidrager med.

Hvad koster fastholdelsesfleksjob?

Hvis din medarbejder bliver ansat i et fastholdelsesfleksjob, betaler du kun for de timer, medarbejderen arbejder - på samme måde, som andre deltidsmedarbejdere.

Medarbejderen får sideløbende et flekslønstilskud fra Ydelsesservice, så det samlet set svarer til en fuldtidsløn.

Hvad må du bruge fastholdelsesfleksjob til?

Medarbejderen i fastholdelsesfleksjob må løse alle typer af opgaver, så længe der er taget hensyn til medarbejdernes arbejdsevne og skånebehov. Derfor kan det være, at vedkommende skal have nye og færre opgaver. Det kan også være, at I skal se på indretningen af arbejdspladsen og eventuelle hjælpemidler. Det kan I alt sammen få hjælp af jobcentret til.

Medarbejderen i fastholdelsesfleksjob må løse alle typer af opgaver, så længe der er taget hensyn til medarbejdernes arbejdsevne

En fleksjobber er ansat på samme overenskomstmæssige vilkår som en almindelig ansat. Derfor skal du indberette sygdom og ferie på samme måde, som du gør for andre medarbejdere.

Hvor længe varer et fastholdelsesfleksjob?

  • Jobcentret bevilger et fleksjob for en periode på fem år ad gangen.
  • I de tilfælde, hvor fleksjobbet genbevilges på samme vilkår, kan ansættelsen også fortsætte på samme vilkår. Hvis jobcentret ændrer i bevillingen, vil det have konsekvenser for medarbejderens ansættelse. Der kan fx være tale om en ændring af det antal timer, medarbejderens kan arbejde.
  • Er medarbejderen over 40 år gammel, vil jobcentret gøre det til et permanent fleksjob efter den første fem-års periode.

Pensionsalderen

Fleksjobordningen slutter, når medarbejderen når pensionsalderen. Dermed ophører refusionen også.
Du skal opsige ansættelsesforholdet med overenskomstmæssigt varsel.

Det vil sige, at du skal tage stilling i god tid, når pensionsalderen nærmer sig. Du skal indberette fratrædelser til Koncernservice

Sådan gør du - processen

Trin 1 - din medarbejder kan ikke længere løse sine opgaver

Hvis din medarbejder ikke længere kan løse sine arbejdsopgaver fuldt ud på grund af nedsat arbejdsevne, så skal du i første omgang forsøge at fastholde medarbejdere på ordinære vilkår. Det kan ske ved, at I kigger på, hvad der kan gøres anderledes i dagligdagen.

Du finder det sociale kapitel i medarbejderens overenskomst. Her står, hvordan du kan fravige overenskomstens ordinære aftaler om løn- og arbejdsvilkår, så du måske kan fastholde en medarbejder.

Læs mere om de sociale kapitler her

Du kan med fordel på et tidligt tidspunkt kontakte Arbejdsmiljø København eller Personalejura og forhandling.

Du finder kontaktoplysningerne her.

 

Trin 2 - lav en skriftlig aftale

Du skal lave en skriftlig aftale med din medarbejder om, hvad I gør for at fastholde ham/hende på ordinære vilkår.

Aftalen skal indeholde:

  • en liste over de opgaver, som medarbejderen har svært ved at løse
  • en beskrivelse af, hvilke hvad I har aftalt for at skåne medarbejderen
  • dato på jeres aftale

Husk at opdatere aftalen løbende.

Aftalen kan:

  • Være en selvstændig aftale i et separat dokument
  • Fremgå af mødereferater eller af personalesagen
  • Fremgå af e-mails til den ansatte

OBS!

Hvis aftalen adskiller sig væsentligt fra medarbejderens oprindelige ansættelseskontrakt, så skal I muligvis lave en helt ny ansættelseskontrakt.

Trin 3 - dokumentation

Du skal løbende dokumentere, hvad I gør for at fastholde medarbejderne i jobbet ud fra de sociale kapitler. Det kan være: 

  • Nedsat arbejdstid
  • Nye eller færre arbejdsopgaver
  • Indretning af arbejdspladsen
  • Brug af hjælpemidler

Støtte fra jobcentret 

Jobcentret i medarbejderens bopælskommune kan yde støtte til hjælpemidler og personlig assistance. 

Tag kontakt til jobcentret og beskriv, hvad der gør, at medarbejderen ikke kan udføre jobbet på normal vis, og hør hvordan jobcentret kan hjælpe.

Trin 4 - ansøg om fastholdelsesfleksjob

Når du har prøvet at fastholde medarbejderen i ordinær ansættelse i minimum 12 måneder, kan du ansøge jobcentret om et fastholdelsesfleksjob.

Undtagelse til krav om 12 måneders ansættelse

Hvis din medarbejder har fået en akut skade eller sygdom, som bevirker, at din medarbejders arbejdsevne er varigt og væsentligt nedsat, kan du søge jobcentret om fastholdelsesfleksjob med det samme. 

Akut opstået skade eller sygdom er ikke glidende nedslidning eller sygdom. Det gælder fx en uhelbredelig lammelse efter et trafikuheld eller en alvorlig, fremadskridende sygdom, hvor arbejdspladsen ikke kan gøre noget for at hindre en forværring.

Sådan søger du om fastholdelsesfleksjob

Du skal ansøge jobcentret i din medarbejders bopælskommune. Du skriver eller ringer til jobcentret, som dernæst kan hjælpe dig på vej. 

Jobcentret vil vurdere sagen ved at se på: 

  • medarbejderens arbejdsevne
  • jeres skriftlige aftale
  • hvad du har gjort for at fastholde din medarbejder på ordinære vilkår. 

Københavns kommune 

Hvis medarbejderen bor i Københavns kommune, kan du tage kontakt på Jobcenter København: 

Skriv til: JKASygedagpengeSIH@bif.kk.dk

Eller ring til en af vores eksperter på området: 

Frank Mandrup Sørensen, 8256 3673
John Andersen, 8256 5068
Kai Henning Lundsteen, 8256 4485

Andre kommuner

Hvis medarbejderen ikke er bosat i Københavns Kommune, skal der hurtigst muligt tages kontakt til medarbejderens hjemkommune, da kommunerne har forskellig praksis i forhold til godkendelse af fastholdelsesfleksjob. 

 

Trin 5 - indberet ændring til ansættelsen

Når din medarbejder skal ansættes i et fastholdelsesfleksjob, skal medarbejderens ansættelsesforhold ændres.

Du skal derfor indberette ændringen via Serviceportalen. Husk at vedhæfte bevilling og aftalen.

Når din medarbejder er blevet ansat i et fastholdelsesfleksjob

Udbetaling af løn

Når din medarbejder overgår til et fastholdelsesfleksjob, får du ikke et tilskud. Du betaler kun for de timer, medarbejderen arbejder. Jobcentret supplerer med et tilskud, så fleksjobberens løn svarer til en fuldtidsløn.

Sådan udbetaler du lønnen

Du udbetaler løn til fleksjobberen på præcis samme måde, som du udbetaler løn til de andre medarbejdere.

Hvis din medarbejder i fastholdelsesfleksjob er syg

En medarbejder i et fastholdelses-fleksjob er ansat på samme vilkår som en almindelig ansat. Derfor skal du indberette sygdom og andet fravær på samme måde, som du gør det for andre medarbejdere.

Refusion

Du får ikke refusion for lønudgiften.

Hvis din fleksjobber er syg, får du sygedagpengerefusion fra 1. sygefraværsdag, som normalt først kan ydes efter 30 dages sammenhængende sygefravær.